Entender onde os arquivos aparecem

Mídias e anexos podem aparecer na Galeria, no histórico do ticket, nos blocos de Mídias, Links e Documentos e em mensagens rápidas. O mesmo material enviado repetidamente aumenta o volume de arquivos e dificulta encontrar a versão correta.

Galeria de mídias com filtros por tipo de arquivo no Atendeu Rápido
A Galeria ajuda a localizar arquivos por tipo antes de decidir se um material ainda deve ser usado pela equipe.
  • Galeria: consulta ampla dos arquivos disponíveis para a operação.
  • Histórico do ticket: contexto da mensagem, remetente e horário.
  • Mídias, Links e Documentos: itens identificados no atendimento selecionado.
  • Mensagens rápidas: anexos reutilizados pela equipe em respostas padronizadas.

Reduzir volume sem perder contexto

  • Padronize nomes de arquivos recorrentes com assunto e versão.
  • Evite reenviar o mesmo anexo quando ele já está disponível no ticket.
  • Substitua materiais obsoletos nas mensagens rápidas antes de removê-los da rotina.
  • Prefira links oficiais e atualizados quando o documento muda com frequência.
  • Revise arquivos grandes, duplicados ou antigos em uma janela de manutenção planejada.

Planejar limpeza e retenção

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    Defina quais tipos de arquivo serão revisados primeiro.

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    Separe arquivos operacionais reutilizáveis de anexos recebidos em atendimentos.

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    Confirme se existe obrigação de manter o arquivo por prazo mínimo.

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    Faça uma amostra antes de aplicar a regra em volume.

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    Use somente ações de remoção disponíveis para o seu perfil.

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    Registre data, responsável, critério e impacto esperado da limpeza.

Proteger dados pessoais

  • Não mantenha documentos pessoais sem finalidade definida.
  • Evite baixar anexos para dispositivos compartilhados.
  • Remova dados sensíveis de capturas usadas em treinamento.
  • Restrinja exportações a pessoas autorizadas.
  • Use exemplos fictícios em testes e materiais internos.